Du har allerede hørt om styrelsens ni strategiske tværgående projekter på fællesmøder og kontormøder. Men nu dykker vi lidt længere ned i projekterne i en række nyheder her på intranettet.
Du kan blive klogere på, hvem der er en del af projekterne, hvad formålet er, hvor langt projekterne er, og hvilke milepæle der kommer.
Det første projekt, vi dykker ned i, er det, der handler om udvidet anvendelse af AI i styrelsen.
Hvem er med i projektet?
Tamara Holby fra It er projektleder.
Styregruppen består af: Michael Dela, Laura Harrison og Line Elikofer samt Nanna Møller som styregruppeformand.
Hvad er formålet med projektet?
Projektet skal skabe et samlet overblik over styrelsens nuværende brug af AI og fastlægge klare rammer for den fremadrettede anvendelse, så vi kan løse vores opgaver mere effektivt og med høj kvalitet.
Projektleder Tamara fortæller:
"Vi er kommet godt i gang med at bruge AI her i styrelsen. Vi har haft bobler alle vegne – eller som Nanna sagde det på sidste fællesmøde: Vi har ladet de 1000 blomster blomstre.
Det er rigtig godt, og det skal vi ikke ødelægge. Men vi skal have samling på det, en fælles styring, vidensdeling og ensartede processer på plads."
Projektet skal også opsamle, dele og løfte kompetencer, så medarbejdere får et passende niveau gennem videndeling, superbrugernetværk og standardiseret onboarding.
Hvad skal der ske i den nærmeste fremtid?
Brugerundersøgelse
Til at starte med skal der laves en brugerundersøgelse blandt alle i styrelsen, der bruger ChatGPT. Den skal give et overblik over, hvad ChatGPT bliver brugt til og hvad der er af hindringer. Den kommer i løbet af foråret.
Der skal også laves en undersøgelse blandt dem, der ikke bruger ChatGPT hvor det skal undersøges, hvorfor de ikke bruger det og hvad der kan være af forhindringer for at komme i gang.
Arbejdsgrupper
Der skal nedsættes to arbejdsgrupper: Én med fokus på daglig sagsbehandling og én med fokus på større analysearbejde.
"Vi har alle forskellige behov, men noget af det der er tværgående i styrelsen, kan være behov for at lave store analyser og for sagsbehandling.
Arbejdsgrupperne skal give input til styregruppen. Det kan f.eks. være input ift. hvad de har behov for, før de kan bruge AI i deres opgaveløsning. Arbejdsgrupperne skal også give input til den governance, der skal udarbejdes, så den bliver nem at arbejde ud fra og ikke bare er noget, der bliver trukket ned om hovedet på alle medarbejdere," fortæller Tamara.
Arbejdsgrupperne er ikke sat endnu, de bliver lavet på baggrund af, hvem de forskellige kontorchefer spiller ind.
Copilot
I løbet af projektet skal der også kigges på Copilot. Vi skal nemlig blive klogere på, hvad det kan, og om det på nogle områder kan erstatte ChatGPT.
Senere i år får vi nogle licenser og kommer derfor til at efterlyse frivillige, der har lyst til at teste Copilot og aktivt melde deres erfaringer med værktøjet tilbage. Det kan du læse mere om på intranettet til den tid.
Hvad skal der ske på den lange bane?
Styringsmodel og risikoretningslinjer
Der skal laves en klar styringsmodel, som beskriver roller, beslutningsgange, licenser og brugeradministration samt praktiske retningslinjer for risikovurdering, herunder hvordan vi håndterer følsomme oplysninger og andre særlige risici.
"Når vi har et godt overblik over den nuværende brug og muligheder kan vi lave en governance, anbefalinger til, hvilke værktøjer det giver mening at bruge hvornår og ikke mindst et netværk for videndeling", fortæller Tamara.
Videndeling, kommunikationspakker og onboarding
Som afslutning samler vi det hele i én implementeringspakke, der gør det nemt at komme godt i gang og arbejde ensartet på tværs af styrelsen. Pakken kommer bl.a. til at indeholde en ramme for videndeling, etablering af et superbrugernetværk og en målrettet kommunikationspakke med intranetindhold, FAQ, korte vejledninger og præsentationer.
Har du spørgsmål til projektet, så send en mail til Tamara.